Apa itu SOP?
SOP adalah suatu set instruksi (perintah
kerja) terperinci dan tertulis yang harus diikuti demi mencapai
keseragaman dalam menjalankan suatu pekerjaan tertentu (detailed, written instructions to achieve uniformity of the performance of a specific function) dengan berpedoman pada tujuan yang harus dicapai.
Untuk siapa SOP dibuat?
SOP menjadi pedoman bagi para pelaksana pekerjaan. Ini bisa berarti para karyawan produksi, resepsionis, office boy, supir, staf administrasi di kantor, pabrik atau gudang, supervisor dan manager.
SOP akan berbeda untuk pekerjaan yang
dilakukan sendirian, untuk pekerjaan yang dilakukan secara tim, dan
untuk pengawas pekerjaan tsb.
Kapan menyusun SOP?
- SOP harus sudah ada sebelum suatu pekerjaan dilakukan.
- SOP digunakan untuk menilai apakah pekerjaan sudah dilakukan dengan baik atau belum.
- Uji SOP sebelum dijalankan, lakukan revisi setelah 1-2 bulan percobaan.
- Lakukan revisi jika ada perubahan langkah kerja yang diakibatkan
oleh adanya mesin baru, peralatan baru, tambahan pekerja, lokasi
berbeda, dan/atau apapun yang mempengaruhi lingkungan kerja.
- Mintalah masukan dari para pelaksana untuk menjadi bahan perbaikan SOP secara teratur
Sepanjang apa SOP disusun?
- Tidak ada aturan yang membatasi panjang pendeknya SOP, karena SOP
digunakan oleh berbagai macam orang untuk tujuan yang berbeda namun
tetap harus lengkap dan akurat.
- Namun demikian, SOP yang ringkas akan lebih memudahkan para
pelaksana. Sebuah prosedur kerja yang panjang bisa dibagi menjadi 2-3
SOP (misalnya dipisah menjadi SOP Tahap Persiapan, SOP Tahap Pelaksanaan
dan SOP Tahap Penyelesaian)
Siapa yang membuat SOP?
Idealnya, SOP disusun oleh 1 tim yang terdiri atas:
- Penulis SOP (author)
- Pelaksana di lapangan (employee)
- Pengawas lapangan (supervisor)
- Atasan pengawas (manager)
Keuntungan adanya SOP:
- SOP yang baik akan menjadi pedoman bagi pelaksana, dan sarana
komunikasi antara pelaksana dan pengawas, sehingga pekerjaan dapat
diselesaikan secara konsisten.
- Para pekerja akan lebih percaya diri dalam bekerja karena tahu apa yang harus dicapai dalam setiap pekerjaan.
- SOP bisa digunakan sebagai salah satu alat training dan untuk mengukur kinerja karyawan.
Sistem, Prosedur & Langkah
- Sistem yang ada dalam setiap perusahaan adalah sistem pemasaran,
sistem produksi, sistem keuangan dan sistem pengembangan SDM.
Keberhasilan suatu perusahaan dipengaruhi oleh seberapa jauh
sistem-sistem ini bisa berjalan dan bekerja sama
- Setiap sistem disusun atas beberapa prosedur kerja. Sebagai contoh,
sistem produksi terdiri atas prosedur perencanaan produksi, prosedur
permintaan bahan, prosedur pelaksanaan produksi, prosedur pengawasan
produksi, prosedur penyerahan hasil produksi, dan prosedur pembuatan
laporan produksi
- Langkah-langkah adalah kegiatan terkecil yang menyusun sebuah
prosedur. Dalam pelaksanaan, langkah-langkah ini adalah tempat
terjadinya variasi kegiatan antara pelaksana yang berbeda jika prosedur
tidak dibakukan.
Manager menggunakan standard operating
procedures (SOP) untuk memastikan agar setiap orang mengikuti
langkah-langkah yang sama setiap kali menjalankan prosedur
Tips Menyusun SOP
- Selalu bayangkan siapa pengguna SOP
- Sebelum mulai menulis, putuskan apa tujuan dari prosedur tsb
- Gunakan prinsip “Kerjakan apa yang akan Anda ceritakan, kemudian ceritakan”
- Buatlah sebuah panduan sebelum menulis SOP (buat daftar topik yang harus dibicarakan, kemudian kelompokkan)
- Mulailah dengan kata kerja dan hindari kalimat pasif
- Buat draft terlebih dahulu
- Koreksi draft setelah 24 jam. Perhatikan apa yang dikatakan oleh setiap kalimat, kemudian perbaiki
- Perhatikan kebosanan Anda sendiri ketika membuat SOP. Jika Anda merasa bosan, maka hal yang sama akan dirasakan oleh pembaca
Tips Penulisan SOP
- Komplit: semua informasi penting yang digunakan untuk menjalankan kegiatan
- Obyektif: berisikan fakta, bukan pendapat
- Koheren: menunjukkan alur dan urutan langkah untuk menjalankan kegiatan
- Jelas dan ringkas: hindari kalimat yang panjang
Panjang vs Singkat
Panjang:
Gunakan lap biasa untuk membersihkan kotoran dan noda dari mesin, atau keringkan dengan lap tebal jika ada bagian yang basah
Singkat:
Bersihkan kotoran dan noda dari mesin
a. Gunakan lap biasa untuk menghilangkan kotoran
b. Gunakan lap tebal untuk mengeringkan bagian yang basah
Jelas vs Tidak Jelas
Tidak jelas:
Berat dari afal yang dihasilkan harus dicatat di dalam buku laporan hasil produksi
Jelas:
Catat berat afal yang dihasilkan di buku laporan hasil produksi
Bertele-tele vs Ringkas
Bertele-tele:
Pastikan Anda membersihkan bak tinta
dari semua tinta yang pernah digunakan sebelum Anda menyimpan tinta lain
yang berbeda warnanya
Ringkas:
Bersihkan bak tinta sebelum mengisi tinta warna lain
Tingkat Rincian
- Prosedur harus berisi semua langkah yang penting yang harus
dijalankan dengan seragam oleh semua pekerja. Hilangnya salah satu
langkah penting akan menyebabkan terjadinya variasi dalam menjalankan
prosedur
- Prosedur tidak mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua
pertanyaan pekerja bisa terjawab. Prosedur tidak untuk menggantikan training dan feedback, oleh karena itu pembuat SOP tidak harus berusaha menjawab semua pertanyaan yang mungkin akan muncul
- Perhatikan bahwa kelemahan format flowchart adalah hanya bisa digunakan untuk SOP yang sederhana (tidak rinci). Pembuatan flowchart
untuk prosedur yang bersifat rinci/kompleks akan menyebabkan munculnya
pola langkah yang panjang, berantakan dan susah untuk dimengerti
Format SOP
- Nama dan logo perusahaan
- Halaman
- Judul
- Kode identifikasi dan kontrol dokumen
- Tujuan
- Lingkup
- Penanggung jawab
- Prosedur
- Kalkulasi/penanganan data/dokumen yang diperlukan
- Penanganan masalah
Jika diperlukan, gunakan working instruction untuk menjelaskan langkah SOP lebih rinci.
Kapan Perlu Working Instruction?
- Bila ada 2 pekerja yang sudah ditraining, menjalankan 1 SOP yang sama dengan cara berbeda
- Tujuan utama adalah pelaksanaan kegiatan yang konsisten
Ringkasan
- Standard Operating Procedures adalah alat yang baik untuk membakukan pelaksanaan suatu kegiatan.
- SOP yang baik harus singkat, jelas, ringkas, komplit, obyektif dan koheren.
- Prosedur harus berisi semua langkah yang penting akan tetapi tidak
mungkin dibuat sedemikian detil sehingga semua pertanyaan pekerja bisa
terjawab.
